CONSULTA : FORMATO DE CUADRICULA DEL DIAGRAMA DE GANTT

Nos escribe Fernando Quiroz desde Cochabamba-Bolivia

"Hola Alfonso, tengo una programación de muchas tareas y se me hace muy difícil diferenciar las semanas y meses del calendario, quisiera saber si hay alguna forma de que el diagrama Gantt por decirlo se divida y tener de esta manera una mejor visualización.

Respuesta de Mundo Project:

Hola Fernando es un placer poder ayudarte.

Efectivamente tal como muestra por defecto el Microsoft Project es un poco difícil diferenciar rápidamente las semanas y meses, sigue los siguientes pasos:

1.-Tenemos el siguiente archivo y como podemos ver en la pantalla de barras del diagrama de Gantt solo nos muestra con un leve color gris los días no laborables por lo cual se nos hace más trabajoso diferenciar donde empieza y donde termina determinada semana o determinado mes.

2.-Con un click derecho picamos el cabecera del calendario del Diagrama Gantt y elegimos Escala Temporal

3.-Elegimos Mostrar Tres Niveles para poder mostrar también los meses.

4.-Una vez mostrados nuestros tres niveles en la cabecera del calendario, con click derecho sobre cualquier punto de la pantalla de barras del Diagrama Gantt elegimos Cuadrícula.

5.-Aparecerá una ventana donde podrás elegir entre las diferentes opciones, en este caso elegiré Columna del nivel intermedio que se refiere a las líneas que indicarán el comienzo y fin de cada semana, y le daré un formato de tipo de línea continua y un color rojo, en el casos de los meses tendrás que elegir Columna de nivel superior, entre otras opciones más que ofrece el programa.

5.-Finalmente nuestra pantalla de barras del Diagrama Gantt se aprecia mucho mejor y nos será más cómodo trabajar.

Espero haberte ayudado, en caso no comprendas aún muy bien como crear un calendario te invito a revisar las demás publicaciones donde se explica detalladamente. Saludos.

***Cualquier consulta escríbenos mediante Consulta o de lo contrario envíanos tus preguntas al correo alfonso414@hotmail.com en caso desees adjuntar algún archivo.***

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CONSULTA : CALENDARIO PARA EXPEDIENTES Y/O ADICIONALES DE OBRA

Nos escribe Joel Chávez desde Arequipa-Perú

"Hola Alfonso, tengo una consulta, estoy haciendo mi programación para un adicional, en el cual aún no tenemos fecha de inicio y deseo trabajar con días calendarios, mi pregunta es: ¿cómo hago coincidir días calendarios con días laborables?

Respuesta de Mundo Project:

Hola Joel es un placer poder ayudarte.

Siempre cuando elaboramos un expediente técnico o un adicional nos topamos con la incertidumbre de la fecha de inicio de nuestro cronograma, pues si bien podríamos tener una idea de cuando podría empezar la obra nunca sabremos con exactitud la fecha de inicio de plazo contractual ya que esta depende de muchos factores como por ejemplo, en el caso de Perú el cumplimiento de las cinco condiciones que establece el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado para el inicio del plazo de ejecución de la obra, la fecha para la licitación, algún imprevisto que se presente, etc.

Por lo dicho anteriormente yo recomiendo lo siguiente:

1.-Configurar el calendario sin considerar días no laborables es decir, nuestro calendario de trabajo será de lunes a domingo laborales, como se muestra en la imagen:

2.-Luego de asignar el calendario a nuestro proyecto configurar la escala temporal en fechas no calendarizadas, es decir colocar los días numéricamente en forma ascendente empezando a partir del 01, de esta manera:

3.- Finalmente nuestro calendario quedará de la siguiente forma:

Espero haberte ayudado, si aún no comprendes muy bien como crear un calendario te invito a revisar la anterior publicación donde se explica detalladamente. Saludos.

***Cualquier consulta escríbenos mediante Consulta o de lo contrario envíanos tus preguntas al correo alfonso414@hotmail.com en caso desees adjuntar algún archivo.***

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CREAR UN CALENDARIO EN MICROSOFT PROJECT

Uno de los primeros pasos al trabajar con Microsoft Project es la creación, edición y asignación de un calendario de trabajo para nuestro proyecto, cuando empezamos a usar este útil software caemos en muchos errores o bien no tenemos muy claro algunas opciones del programa.

! Presta mucha atención y empecemos ! 

Supongamos que queremos programar un calendario de trabajo con las siguientes características:

1) L a V >> Laborable de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. (Almuerzo 12:00 p.m. a 1:00 p.m.) Total = 8 horas

2) S     >> Laborable de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. Total = 4horas

3) D    >> No Laborable

4) Feriados >> 30 de Agosto >>Santa Rosa de Lima (Aplica para Perú)

**Entonces podemos decir que tenemos Horas/día=8    y   Horas/Semana=5x8+1x4=44

   

! Vayamos al Project !

Para que no cometas errores recuerda que debes realizar CUATRO pasos... 

!Recuerda! Debes realizar CUATRO pasos!!

PRIMER PASO : PREDETERMINADO

Nos dirigimos a Archivo >> Opciones >> Programación >> Opciones de Calendario para este proyecto, y aparecerá el siguiente cuadro, en el cual ingresamos los valores correspondientes a nuestro proyecto, después de ello cerramos el cuadro dando en ACEPTAR

SEGUNDO PASO : CREACIÓN Y EDICIÓN DE CALENDARIO

Nos dirigimos a la pestaña Proyectos, luego a la opción Cambiar tiempo de trabajo del grupo Propiedades. Aparecerá un cuadro de diálogo mostrando tres (03) calendarios base por defecto, nos dirigimos a Crear Calendario... en la parte superior derecha del cuadro.

Tal como muestra la siguiente imagen colocamos el nombre de nuestro calendario, en este caso MI CALENDARIO y hacemos una copia del Calendario Estándar. 

Luego de ellos procedemos a editar nuestro calendario, para ello nos dirigimos a la pestaña Semanas Laborables y luego en Detalles y nos mostrará el siguiente cuadro. Dando click primero a Lunes y arrastrando el curso hasta Viernes seleccionamos los cinco días con día completo de trabajo y elegimos la opción Establecer día(s) en estos periodos laborables específicos, finalmente digitamos las horas de trabajo para estos días. En el caso del sábado seguiremos el mismo proceso pero en este caso las horas de trabajo son diferentes (medio día). En el caso del domingo elegimos la opción Establecer días como periodo no laborable.

Establecemos nuestro feriado en Excepciones digitando en Nombre Santa Rosa de Lima y colocando en Comienzo la fecha 30/08/18, como solo es un día de festividad colocamos en Fin la misma fecha aunque no es necesario ya que se origina por defecto. Ya hemos ingresado nuestros horarios y feriados, no queda más que volver a la pantalla principal dando click en ACEPTAR

** Si nos fijamos el día Sábado ya no aparece sombreado como no laborable y el 30/08/18 aparece sombreado con un color diferente ya que lo elegimos como Excepción **

TERCER PASO : ASIGNACIÓN DE CALENDARIO A NUESTRO PROYECTO

Nos dirigimos a la pestaña Proyecto y luego a la opción Información del Proyecto del grupo Propiedades, aparecerá el siguiente cuadro donde colocaremos nuestra Fecha de Comienzo, que para nuestro ejemplo será el día 27/08/18 y también elegimos nuestro calendario de trabajo MI CALENDARIO y volvemos a la pantalla principal dando click en ACEPTAR.

CUARTO PASO : ASIGNAR CALENDARIO A NUESTRA ESCALA TEMPORAL

Este cuarto y último paso es muchas veces olvidado cuando empezamos a usar el Microsoft Project y nos desanimamos de seguir aprendiendo debido a esto.

Para ello nos dirigimos con click derecho a la parte superior del calendario en nuestro diagrama Gantt y elegimos Escala Temporal

Una vez mostrado el siguiente cuadro de diálogo nos dirigimos a la opción Periodo No Laborable y elegimos nuestro calendario del proyecto tal como se muestra. Podemos también configurar algún color y trama a nuestra conveniencia.

Finalmente podemos ver nuestros días laborables y no laborables reflejados en nuestro calendario del Diagrama Gantt...

Espero les sea de mucha utilidad y no olviden que al crear un calendario de trabajo deben realizar CUATRO pasos. 

***Cualquier consulta escríbenos mediante Consulta o de lo contrario envíanos tus preguntas al correo alfonso414@hotmail.com en caso desees adjuntar algún archivo.***

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EXPORTAR UN PRESUPUESTO DE S10 COSTOS Y PRESUPUESTOS A MICROSOFT PROJECT

El programa S10 Costos y Presupuestos es un software creado en Perú y que rige actualmente en casi todo el territorio nacional desde hace muchos años sin perder vigencia a pesar que su última versión data del año 2005, entre sus opciones de exportación figura el Microsoft Project lo cual nos permite ahorrar mucho tiempo que si lo hiciéramos manualmente. Muchas veces tenemos un presupuesto creado en dicho software y por alguna razón queremos exportarlo al Microsoft Project ya sea para elaborar nuestra programación de obra, generar nuestro cronograma de adquisición de materiales, etc. A continuación se procederán a explicar los pasos a seguir:

1.-Como primer paso debemos abrir un archivo nuevo de Microsft Project y dirigirnos a Archivo>>Opciones>>Centro de Confianza>>Configuración del centro de Confianza>>Formato Heredado>>Permitir cargar archivos con formatos de archivo no predeterminados o heredados
No olvidar programar las nuevas tareas automáticamente.
Dejar abierto dicho archivo.

2.-Abrimos S10 Costos y Presupuestos y nos dirigimos al presupuesto a exportar, en este caso hemos elegido un presupuesto (Vivienda unifamiliar) ya creado que aparece por defecto una vez instalado el programa, y con un click derecho nos dirigimos a Exportar a...>>Microsoft Project

3.-Aparece una ventana indicando donde deseamos guardar el archivo exportado, elegimos una ubicación y nombre del archivo a exportar y al hacer click en Guardar nos dirigimos rápidamente a nuestro archivo de Microsoft Project en la barra de tareas para dar click en Guardar como (ícono del cassette).

4.-Nos abrirá nuevamente una ventana para elegir donde guardar el archivo a exportar, en este paso no debemos perder tiempo ya que si el presupuesto es pequeño el Microsoft Project se cerrará y nos nos dará tiempo a realizar ninguna operación, es por eso que debemos apresurarnos en guardar en la carpeta mostrada en este caso por defecto nos aparecerá la carpeta Documentos y el nombre del archivo será Proyecto1.

5.-Acto seguido procedemos a dar click constantemente en Guardar como (ícono del cassette), este paso es muy importante ya que no debemos dejar de dar click hasta que el archivo se cierre mostrando un supuesto error.

6.- Finalmente a pesar de que el programa nos mostró un mensaje de error nos dirigimos a Documentos y ubicamos el archivo Proyecto1 y como podemos ver tenemos nuestro presupuesto exportado al Microsoft Project incluyendo jerarquía, recursos, etc.

***Cualquier consulta escríbenos mediante Consulta o de lo contrario envíanos tus preguntas al correo alfonso414@hotmail.com en caso desees adjuntar algún archivo***

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