CONSULTA: CALCULAR DÍAS CALENDARIO

Nos escribe Victor Alarcón desde Chiclayo-Perú

"Hola Alfonso, quisiera saber si hay alguna forma de saber el número de días calendario ya que Microsoft Project muestra en la columna Duración los días útiles como lo indicaste en la anterior publicación. Buen día y gracias por la respuesta que podrías darme."

Respuesta de Mundo Project:

Hola Victor, gracias por consultar y procedo a responder a tu interrogante: No hay columna alguna dentro de las opciones de Microsoft Project que pueda mostrarte los días calendario, pero puedes crear un campo personalizado que te permita hacerlo. Veamos lo siguiente:

1. Como primer paso mostraremos este pequeño proyecto.

Del cual podemos deducir manualmente con facilidad los días calendario:

Necesitamos ahora una columna que nos muestre estos valores de forma automática, para ellos procedemos en el siguiente paso a crear un campo personalizado:

2. Nos dirigimos a Formato>>Campos Personalizados y nos llevará a la ventana Campos Personalizados:

Una vez en esta ventana elegimos Tipo Duración (1). Luego de ellos elegimos el campo Duración1 para proceder a dar click a Cambiar nombre...(2) que nos abrirá una pequeña ventana llamada Cambiar Nombre de Campo y colocaremos en ésta Duración(DC).

Luego de ello procedemos a dar click en Fórmula... para ingresar la fórmula adecuada.

3. Nos dirigimos a Función>>General>>IIf(expr,parte_verdadera,parte_falsa)

Dicha función nos mostrará tres partes donde colocaremos expresiones separadas por comas: en la primera parte colocaremos la expresión a ser analizada, en la segunda parte colocaremos el cálculo a devolver si la expresión de la primera parte es verdadera y en la tercera parte el cálculo si la expresión es falsa.

a) Primera parte, colocaremos haciendo uso del Campo>>Duración>>Duración la expresión [Duración]=0

b) Segunda parte, colocaremos el número cero, con lo cual estamos asegurando junto con la primera parte de la fórmula que nos arroje un valor de cero a alguna tarea con valor cero o algún hito que se sobreentiende como una tarea con duración cero.

c) Tercera parte, coloremos junto con la ayuda de Función>>Fecha y hora>>DataValue (fecha) y Campo>>Fecha>>Fin y Campo>>Fecha>>Comienzo la expresión DateValue([Fin])-DateValue([Comienzo]) a la cual sumaremos 1 para por la pérdida de la resta y multiplicaremos por 480 por para poder convertir la expresión a minutos y Project muestre correctamente la cantidad de días.

Finalmente y si no tienes buenos resultados al seguir los siguientes pasos simplemente copia directamente la fórmula:

IIf([Duración]=0,0,(DateValue([Fin])-DateValue([Comienzo])+1)*480)

4. Como último paso debemos dar check en Usar fórmula en la opción Cálculo de las filas de resumen de grupo y tarea, de lo contrario obtendremos valores erróneos en nuestras tareas de resumen.

5. Finalmente obtenemos el resultado esperado si lo comparamos con el cálculo manual.

¡¡ Ahora ya podemos calcular nuestros días calendario !!

***Cualquier consulta escríbenos mediante Consulta o de lo contrario envíanos tus preguntas al correo alfonso414@hotmail.com en caso desees adjuntar algún archivo***

Todos somos MUNDO PROJECT !!

¿CÓMO CALCULA MICROSOFT PROJECT EL VALOR DE LA COLUMNA DURACIÓN?

Veamos en esta nueva publicación de nuestro blog como calcula Microsoft Project la cantidad de días en la columna duración, para ello debemos tener algunos puntos en cuenta en la configuración del programa. ¡¡ Mucha atención !!

1. Como primer paso mostraremos un pequeño proyecto de cinco tareas donde podemos ver que la Duración de las tareas no está contando los días no laborables y que el número de celdas en el diagrama Gantt, correspondiente a la TAREA 1 por ejemplo, coincide con el número de días mostrados en la columna Duración.

Este último punto quizá sea el más importante a tener en cuenta y se debe a que hay, entre otras cosas, dos valores en la configuración que coinciden, como lo son:

a) En Archivo>>Opciones>>Programación>>Horas por día tenemos un valor de 8 (horas/día) con el cual Microsoft Project está incluyendo en sus cálculos que por cada 08 horas de trabajo se contará 01 día útil de Duración.

b) En Proyecto>>Cambiar Tiempo de Trabajo>>Semanas Laborales>>Detalles tenemos un calendario de trabajo de lunes a sábado de 08:00 a.m. hasta 12:00 p.m. y 01:00 p.m. hasta 05:00 p.m. lo cual suma en total 08 horas de trabajo por día (domingo como día no laborable).
Lo cual quiere decir que por cada día de trabajo (08 horas diarias) se contará 01 día útil según la configuración del literal a).

Ahora ¿qué pasa si no coinciden estos valores? entendámoslo en los siguientes puntos :

2. Vamos a cambiar las configuración de Horas por Día y veamos que valor nos muestra Microsoft Project en la columna Duración

a) En Archivo>>Opciones>>Programación>>Horas por día tenemos un valor de 4 (horas/día) con el cual Microsoft Project está incluyendo en sus cálculos que por cada 04 horas de trabajo se contará 01 día útil de duración.

b) En Proyecto>>Cambiar Tiempo de Trabajo>>Semanas Laborales>>Detalles tenemos el mismo calendario de trabajo de lunes a sábado de 08:00 a.m. hasta 12:00 p.m. y 01:00 p.m. hasta 05:00 p.m. lo cual suma en total 08 horas de trabajo por día (domingo como día no laborable).

Lo cual quiere decir que por cada día de trabajo (08 horas diarias) se contarán 02 días útiles ya que según la configuración del literal a) tenemos 01 día útil igual a 04 horas, por lo cual Microsoft Project nos mostrará en la columna Duración el siguiente resultado:

3. Ahora vamos a cambiar las configuración de nuestro calendario de trabajo y veamos que nuevo valor nos muestra Microsoft Project en la columna Duración

a) En Archivo>>Opciones>>Programación>>Horas por día tenemos un valor de 8 (horas/día) como teníamos incicialmente con el cual Microsoft Project está incluyendo en sus cálculos que por cada 04 horas de trabajo se contará 01 día útil de duración.

b) En Proyecto>>Cambiar Tiempo de Trabajo>>Semanas Laborales>>Detalles tenemos en este caso el calendario de trabajo de lunes a sábado de 08:00 a.m. hasta 12:00 p.m. lo cual suma en total 04 horas de trabajo por día (domingo como día no laborable).

Lo cual quiere decir que por cada día de trabajo (04 horas diarias) se contarán 1/2 día útil ya que según la configuración del literal a) tenemos 01 día útil igual a 08 horas, por lo cual Microsoft Project nos mostrará en la columna Duración y barras de Diagrama de Gantt el siguiente resultado:

Ha sido un placer una vez más poder ayudarlos con un poco de Microsoft Project. Saludos y éxitos a todos.

***Cualquier consulta escríbenos mediante Consulta o de lo contrario envíanos tus preguntas al correo alfonso414@hotmail.com en caso desees adjuntar algún archivo***

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